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做外贸必须重视的小细节

时间:2014-10-29资料整理:www.haiwaigs.com

       俗话说“细节决定成败”，做外贸行业，更是如此。从客户开发、沟通到下单、交货等等，中间的环节有很多，容易出现的纰漏也很多，因此，外贸人员一定要够细致，把关好每一环节。在这里，聚焦伟业总结了以下外贸人员容易忽视但是绝对不能忽视的细节——

       一、沟通方面：
       1.在与客户沟通时，如果听不懂客户的话，一定要请别人帮忙翻译，或者用别的方式来确定客户的意向。
       2.在与客户沟通时，在情绪、话题、观念、生理上要与客户协调一致。
       3.如果遇到非常紧急的事情，用电话沟通后，再将电话中谈到的问题用邮件的形式发给客户。
       4.在与客户沟通时，“细倾听、勿插话”是最基本的要求。
       5.善于运用自己的电脑应用技术，来提高沟通的效率。
       二、交往方面：
       1.在与客户交往中，要时刻注意自己的言行举止，要符合商务礼仪中的要求。
       2.国际交往中，握手是最基本的礼节。
       3.如果客户来访，一定要事先安排客户的行程。
       4.如果出现问题，一定要及时找到问题的根源，并给客户提供解决方案，而不仅仅是道歉或者逃避。
       5.对于客户提出的问题，要及时记录，并迅速安排相关人员解决。
       6.在接待客户时，要注意“客面门、左为上”，要让客户有被重视、被尊重的感觉。
       7.对客户进行分级或者分类处理，将主要精力放在重点客户、大客户上。
       8.利用市场调查、社会调查来收集客户的相关数据，以便提供更优质的服务。
       三、邮件方面：
       1.超过2MB的附件，需要先压缩，再用邮件发送。
       2.如果客户邮件内容有五点，那么在回复邮件时也要按点回复。
       3.在回复或转发邮件，一定要记得署名，此外，发送开发信时也一定要有签名和联系信息。
       4.发送给客户的EXCEL表格，一定要先“打印预览”，并调整格式，方便客户打印。
       5.发送给客户的邮件一定要内容简洁，条理清晰。此外，字体、字号，甚至标点都要确保无误。
       6.给客户发报价单时，一定要注明报价的有效期以及相应的付款方式，并在邮件中做出说明。
       7.在储存文件时，文件命名要有规，比如“Quote - # 12345 - ABC （Factory）”。

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